Ewidencjonowanie posiadanej własności intelektualnej ma na celu zebranie wiedzy o tym, jakie elementy IP firma ma w swoim portfelu i w jaki sposób je chroni. Wprowadzenie ewidencjonowania polega zazwyczaj na stworzeniu katalogu znaków towarowych, wzorów przemysłowych i użytkowych oraz patentów. Każdy z tych elementów można chronić prawnie, więc poprawnie stworzony katalog zawiera w sobie również informacje o poziomie ochrony – czy i w jakich urzędach te elementy są zarejestrowane oraz kiedy kończy się okres ochrony. Te dane zabrane  w jednym miejscu dają większą kontrolę nad IP i pozwalają łatwiej zarządzać ich rozwojem oraz ochroną. Do tworzenia takich rejestrów można wykorzystać specjalne oprogramowanie.

Chociaż ewidencjonowanie posiadanej własności intelektualnej jest potrzebne w każdej firmie, to jego znaczenie widać szczególnie w spółkach, które mają bardzo szerokie portfolio marek i patentów. Jedną z takich firm jest Unilever. Dzięki przeprowadzanym przez lata przejęciom i połączeniom, portfolio spółki rozrosło się do pokaźnych rozmiarów – na koniec lat 90-tych firma miała 1600 marek, a ilość zarejestrowanych znaków towarowych sięgała 160 tysięcy. Postanowiono to zreogranizować. Jednostka odpowiedzialna w firmie za IP zestawiła marki i uznała, że zachowa te, które są najbardziej przydatne dla firmy. W efekcie zostało ich około 400 i teraz są ściśle monitorowane nie tylko przez sam Unilever, ale również przez międzynarodową kancelarię prawną, która nadzoruje ponad 200 wspierających ją na świecie zespołów.